ZeynZeyn

De ervaringen van Jelle de Visser, Bestuurder bij ZZG zorggroep

Naam: Jelle de Visser
Functie: Lid raad van Bestuur
Organisatie: Stichting ZZG zorggroep
Website: https://www.zzgzorggroep.nl

ZZG zorggroep en Baqen

Partners van betekenis

ZZG Zorggroep en Baqen werken al jaren intensief samen. En toch zijn ze nog lang niet op elkaar uitgekeken. Hoe dat kan? Door elkaar scherp te houden en in elkaars spiegel te durven kijken. En door in strategische adviezen en IT-projecten écht aan te sluiten bij wat medewerkers en klanten nodig hebben. Aan het woord: Jelle de Visser, bestuurder van ZZG Zorggroep en Stefan Perdok van Baqen. Over het ‘waarom’ achter deze succesvolle samenwerking.

Baqen heeft voor ons veel projecten uitgevoerd op het snijvlak van IT en organisatieontwikkeling’, vertelt Jelle de Visser. ‘Ze begrijpen onze organisatie en kennen onze werkprocessen. Daardoor komen ze snel met scherpe analyses en rake oplossingen. Soms zelfs voor andere of dieperliggende vragen, die wij ze nog niet eens gesteld hebben. Daaraan merk je dat het niet alleen zorginhoudelijke en technische projectmanagers zijn, maar ook strategische sparringspartners. Baqen wil bijdragen aan onze ‘bedoeling’: goede, menswaardige zorg. Dat bevalt ons beiden goed. Zolang we voor elkaar van meerwaarde zijn, blijven we samenwerken. Daar hebben we overigens geen harde afspraken over. Maar verbondenheid in betekenis vinden we allebei sterker dan verbondenheid die je vastlegt in een overeenkomst.

Stefan Perdok knikt. ‘Dat bijdragen aan de bedoeling klinkt logisch, maar organisaties en systemen drijven daar nogal eens van weg. Bij ZZG krijg ik als interim directeur ICT & E- Health de ruimte om door te dringen tot het ‘waarom’. Mooie voorbeelden zijn de samen behaalde resultaten in het effectief gebruik van het cliëntendossier, de ketencommunicatie in de regio en verschillende innovatieve E-Health projecten, waarin ZZG voorop loopt. Nieuwe technologie maakt het mogelijk dat mensen langer en zo zelfstandig mogelijk blijven en minder afhankelijk zijn van zorg. Dat is precies wat we allemaal willen!

Voorwaarde is wel dat je bij de inrichting écht aansluit bij wat klanten en zorgverleners nodig hebben. Anders gaat het niet werken. Deze tijd vraagt om een totaal andere kijk op ICT en de wijze waarop een ICT-afdeling de medewerkers én cliënten in de organisatie ondersteunt. Ik help de ICT-staf van ZZG bij die omslag. Vroeger was een ICT-afdeling van de computers, systeembeheer en de printers. Door de omslag die we samen maken, zie je dat het onderscheid tussen het primaire proces en de ondersteunende diensten steeds kleiner wordt. We zijn allemaal met hetzelfde proces bezig: goede, menswaardige zorg mogelijk maken. We staan aan de vooravond van hele mooie ontwikkelingen, zowel zorginhoudelijk als met innovatieve ICT. En ik ben blij dat ik met Baqen daaraan mag bijdragen.

De ervaringen van Lisenka Kooiker, manager bij Viva! Zorggroep

Naam: Lisenka Kooiker
Functie: Manager Strategie & Innovatie / Bestuurssecretaris
Organisatie: ViVa! zorggroep
Website: https://www.vivazorggroep.nl

ViVa! Zorggroep en Baqen

Eerst de mens, dan het systeem…

ViVa! Zorggroep werkt sinds kort met één systeem voor alle digitale dossiers van hun cliënten. Bovendien hebben ze hun processen rondom het wachtlijstbeheer bij zorgbemiddeling vereenvoudigd en gedigitaliseerd. In beide projecten is het gelukt om de behoeften van cliënten en medewerkers voorop te zetten, en de systematiek dienend maken. Het resultaat? Een klantgericht en efficiënt proces om zorg op maat te kunnen garanderen. Aan het woord: Lisenka Kooiker, manager strategie en innovatie van de ViVa! Zorggroep en Ieke Wagemakers, senior projectmanager bij Baqen.

‘Zo’n 2,5 jaar geleden zijn we begonnen met de implementatie van een nieuw ECD, voor zowel onze intra- als extramurale cliënten’, vertelt Lisenka Kooiker. ‘Zo’n technische ingreep in het primaire proces vraagt veel maatwerk en mensenwerk. Hoe richt je je processen uniform in? Wat wil en wat moet je wanneer vastleggen? Wat niet? Wat is belangrijk voor de klant? Voor ons? We hebben we 3.600 medewerkers in dienst, dus ook 3.600 meningen… Om dit proces in goede banen te leiden, hebben we Baqen ingeschakeld.’ Ieke Wagemakers vult aan: ‘Digitaal werken vraagt om een nieuwe manier van denken en werken. Een valkuil is dat je te veel uitgaat van je bestaande processen, óf uitgaat van wat het systeem kan. Mijn credo is: eerst de mens, dan het systeem. Kortom, de belangen van cliënten en medewerkers moeten voorop staan. Daarom hebben we bij ViVa! – in dialoog met verpleegkundigen, behandelaren, ICT en kwaliteitsfunctionarissen – nagedacht over een optimale inrichting van de werkprocessen en daar het ECD op laten aansluiten.’

Lisenka: ‘Je merkt dat Ieke goed begrijpt hoe methodisch werken in elkaar zit. En wat het vraagt van processen, applicaties en menselijke handelen om tot goede verslaglegging in dossier te komen. Bovendien wist ze snel een brug te slaan tussen de mensen van de werkvloer en het management. Want we hebben behoorlijk gediscussieerd! Ze heeft ons steeds geholpen om te kiezen en verder te komen. Toen na drie pilots op verschillende locaties het ECD eenmaal stond, heeft ze ook het opleidingsprogramma begeleid. Iedereen bij ViVa! kan nu met het ECD uit de voeten. En klanten kunnen het raadplegen via het portaal Caren Zorgt!’

Dat de samenwerking goed is bevallen, blijkt wel uit het feit dat Baqen een tweede opdracht bij ViVa! mocht uitvoeren: de implementatie van Entrace, een applicatie voor wachtlijstbeheer. Lisenka: ‘Zorgbemiddeling is nu veel ingewikkelder dan vroeger door de hoge mutatiesnelheid, de verschillende doelgroepen en de ketensamenwerking. Dankzij Entrace zijn we verlost van een boel papieren rompslomp en handwerk. We hebben nu een digitaal klantvolgsysteem. Dat betekent een enorme kwalitatieve en kwantitatieve winst.’

Ieke besluit: ‘Ik ben er trots op dat we ViVa! ondersteunen om vanuit hun visie keuzes te maken en in praktijk te brengen. Daardoor zijn ze nu meer in control over hun werkprocessen rondom hun verslaglegging, wachtlijsten en de onderlinge samenwerking en communicatie. De technologie helpt hen om te doen wat ze voor ogen hebben en daarin de goede beslissingen te nemen. En dat is precies de bedoeling!’